Hồ sơ giao dịch liên kết là nội dung doanh nghiệp cần quan tâm khi phát sinh giao dịch với các bên có quan hệ liên kết. Từ ngày 01/7/2026, Decree 255/2026/ND-CP quy định về quản lý thuế đối với các giao dịch liên kết của những doanh nghiệp có quan hệ liên kết, đặt ra yêu cầu doanh nghiệp rà soát nghĩa vụ kê khai, lập và lưu giữ hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết theo quy định.
Khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần phân biệt rõ hồ sơ khai thuế đối với giao dịch liên kết và hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết. Tùy thuộc vào trường hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể phải lập đầy đủ hồ sơ hoặc thuộc diện được miễn lập hồ sơ xác định giá nhưng vẫn phải thực hiện nghĩa vụ kê khai theo quy định.
Bài viết dưới đây tổng hợp các thành phần chính của hồ sơ, những trường hợp được miễn lập và các lưu ý quan trọng khi cung cấp hồ sơ cho cơ quan thuế theo Nghị định 255/2026/NĐ-CP.
Related-party transactions and corporate obligations
Trước khi đi sâu vào chi tiết hồ sơ giao dịch liên kết gồm những gì, doanh nghiệp cần xác định rõ vị thế pháp lý của mình. Theo Điều 5 và Điều 6 của Nghị định 255, quan hệ liên kết phát sinh khi một bên tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc điều hành, kiểm soát, góp vốn hoặc đầu tư vào bên kia (ngưỡng sở hữu vốn tối thiểu thường là 25%).
In 2026, tax authorities will not only look at the numbers on the books but also conduct in-depth economic analysis through big data systems. Businesses will be obligated to prove that transactions with related parties (such as borrowing, buying and selling goods, providing services, transferring intangible assets) were conducted according to the arm's length principle. Without adequate supporting documentation, businesses face the risk of significant tax assessments and late payment penalties, directly impacting cash flow and long-term financial plans.
Update: Quy định về giao dịch liên kết theo Nghị định 255/2026/NĐ-CP.
What documents are required for related-party transactions according to current regulations?
Khi xác định nghĩa vụ lập hồ sơ giao dịch liên kết, doanh nghiệp cần rà soát hồ sơ khai thuế và hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết theo quy định tại Nghị định 255/2026/NĐ-CP.
The declaration forms are submitted together with the Corporate Income Tax Return.
These are the required documents that must be submitted online through the electronic tax system along with the annual Corporate Income Tax (CIT) return (usually the last day of the third month from the end of the fiscal year).
- Appendix I (Form No. 01): This is considered the most important part of the declaration process. This appendix requires businesses to list in detail all related parties, specify each type of transaction and its corresponding value, and identify the pricing method applied and the price/profit margin achieved.
- Appendix II (Form No. 02): List of information and documents required in the National File (Local File).
- Appendix III (Form No. 03): List of information and documents required in the Global File.
- Appendix IV (Form No. 04): Country-by-Country Report (CbCR).
Reference: Instructions for declaring related-party transactions on HTKK.
The set of documents for determining transfer pricing (kept at the company)
When an audit is requested, businesses must submit a comprehensive set of documents comprising three layers of detailed information. So, what exactly does this core content of the related-party transaction documentation include?
Local File
Local Files focuses on business entities in Vietnam. This is the thickest document and requires the highest level of technical expertise.
- Functional, Asset, and Risk Analysis (FAR): Businesses must clarify who is responsible for the design, production, distribution, marketing, and warehousing stages. What tangible assets (factories, machinery) and, especially, what intangible assets (brand, technological know-how) are used? And what risks does the business face? (Market risk, inventory risk, bad debt risk, exchange rate risk, etc.). In principle, the higher the risk a party bears, the greater the expected profit.
- Selection of pricing method: Explain the reasons for choosing one of the five official methods according to Decree 132.
- Benchmarking: Businesses must find at least 3-5 independent businesses with similar functions for comparison. By 2026, using international databases such as Orbis and Moody's will be almost mandatory to ensure objectivity.
Master File
Hồ sơ tập đoàn toàn cầu cung cấp thông tin tổng quan về tập đoàn đa quốc gia mà doanh nghiệp là thành viên, bao gồm cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh, chính sách giá giao dịch liên kết và các thông tin liên quan theo quy định áp dụng.
Doanh nghiệp cần phối hợp với công ty mẹ hoặc đơn vị phụ trách thuế của tập đoàn để thu thập tài liệu phù hợp, đặc biệt đối với các giao dịch xuyên biên giới.
Country-by-Country Reporting (CbCR)
Báo cáo lợi nhuận liên quốc gia cung cấp thông tin tổng hợp về phân bổ thu nhập, thuế đã nộp và một số chỉ tiêu hoạt động giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ của tập đoàn đa quốc gia.
Không phải mọi doanh nghiệp có giao dịch liên kết đều phải trực tiếp lập Báo cáo lợi nhuận liên quốc gia. Nghĩa vụ liên quan đến báo cáo này cần được xác định theo điều kiện áp dụng đối với tập đoàn và quy định pháp luật hiện hành.
See also:Hướng dẫn kê khai thông tin Báo cáo lợi nhuận liên quốc gia theo Nghị định 255.
Hồ sơ khai thuế đối với giao dịch liên kết
Bên cạnh các tài liệu xác định giá nêu trên, doanh nghiệp cần rà soát việc kê khai thông tin giao dịch liên kết theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 255/2026/NĐ-CP và hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp tương ứng.
Việc được miễn lập hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết không mặc nhiên đồng nghĩa với việc được miễn toàn bộ nghĩa vụ kê khai. Doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp miễn trừ và thực hiện các chỉ tiêu kê khai tương ứng theo quy định.
Methods for determining pricing in related-party transactions.
To fully understand what a related-party transaction record includes, it's essential to master the five methods of determining pricing. Choosing the wrong method is a leading cause of tax assessment issues.
- The Comparative Independent Price (CUP) method: Directly compares the prices of products between related parties with market prices. Often used for mass-produced goods, minerals, or loan interest rates.
- Resale Price Method: Suitable for businesses that purely perform distribution functions, buying and reselling without changing the product's characteristics.
- Cost Plus Method: Applicable to businesses that manufacture, process orders, or provide services to affiliated parties.
- Net Profit Margin Comparison Method (NPMR): This is the most common method in Vietnam. It compares the profit margin (e.g., EBIT/Revenue) of a business with that of independent competitors in the market.
- Profit Split Method: Used for complex, highly integrated transactions where all parties contribute unique intangible assets.
To ensure that the related-party transaction documentation is highly convincing and avoids rejection by inspectors, businesses should seek advice. related party transaction advisory services To receive support and determine the appropriate methods based on the scale and industry in which the business operates.
Các trường hợp được miễn lập hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết theo Nghị định 255/2026/NĐ-CP
Theo Điều 20 Nghị định 255/2026/NĐ-CP, cần phân biệt trường hợp được miễn kê khai xác định giá giao dịch liên kết và miễn lập hồ sơ xác định giá với trường hợp chỉ được miễn lập hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết.
Trường hợp được miễn kê khai xác định giá và miễn lập hồ sơ
Người nộp thuế chỉ phát sinh giao dịch với các bên liên kết là đối tượng nộp thuế thu nhập doanh nghiệp tại Việt Nam, áp dụng cùng mức thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp với người nộp thuế và không bên nào được hưởng ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp trong kỳ tính thuế thuộc trường hợp được miễn kê khai xác định giá giao dịch liên kết tại Mục III, Mục IV và được miễn lập Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết theo khoản 1 Điều 20.
Trường hợp chỉ được miễn lập hồ sơ xác định giá
Theo khoản 2 Điều 20 Nghị định 255/2026/NĐ-CP, người nộp thuế thuộc một trong các trường hợp sau được miễn lập Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết:
- Case 1: A taxpayer who engages in related-party transactions but whose total revenue for the tax period is less than 50 billion VND and whose total value of all related-party transactions during the tax period is less than 30 billion VND.
- Case 2: Người nộp thuế đã ký kết Thỏa thuận trước về phương pháp xác định giá tính thuế (APA) và thực hiện nộp Báo cáo thường niên theo quy định pháp luật về APA.
- Trường hợp 3: Người nộp thuế thực hiện kinh doanh không phát sinh doanh thu, chi phí từ hoạt động khai thác, sử dụng tài sản vô hình, có doanh thu dưới 500 tỷ đồng và đáp ứng điều kiện về tỷ suất lợi nhuận thuần chưa trừ chi phí lãi vay và thuế thu nhập doanh nghiệp trên doanh thu thuần theo quy định. Mức tỷ suất lợi nhuận áp dụng gồm: phân phối từ 5% trở lên, sản xuất từ 10% trở lên và gia công từ 15% trở lên.
Doanh nghiệp cần đối chiếu đầy đủ các điều kiện tại Điều 20 trước khi xác định thuộc diện miễn lập hồ sơ. Việc được miễn lập hồ sơ không đồng nghĩa với việc được miễn toàn bộ nghĩa vụ kê khai giao dịch liên kết.
Đối với các trường hợp được miễn lập hồ sơ, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện kê khai theo các chỉ tiêu tương ứng tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 255/2026/NĐ-CP
See details: No related-party transaction documentation is required.
The record retention period and legal risks that businesses need to pay special attention to.
Understanding what related-party transaction records include is not enough if businesses do not have a firm grasp of the deadlines for filing, retention periods, and potential legal risks that may arise during tax audits. In reality, many businesses are not subject to back taxes due to incorrect pricing methods, but rather because of late filing, incomplete documentation, or inconsistent data.
Deadline for filing related-party transaction documents.
Theo quy định tại Nghị định 255/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp phải hoàn thành việc lập Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết trước thời điểm nộp Tờ khai quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hàng năm.
For example: Doanh nghiệp có năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2026 thì hạn cuối doanh nghiệp phải hoàn thành hồ sơ và nộp Related Party Transaction Appendix là 31/03/2027.
This means that businesses shouldn't wait until the tax authorities conduct an inspection to start preparing their documents, but should proactively complete them beforehand.
Deadline for submitting documents when requested by the tax authorities.
When the tax authorities issue a decision to conduct an inspection or audit, or request an explanation, the business must submit all necessary documents within the following timeframe:
- Tối đa 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận yêu cầu.
Trường hợp có lý do hợp lý và chính đáng, doanh nghiệp có thể đề nghị gia hạn được 01 lần:
- Tối đa 15 ngày làm việc.
However, in practice, requests for extensions are not always approved. If a business fails to submit the documents on time, the tax authorities have the right to:
- Determine your own transfer pricing.
- Determining the taxable profit threshold
- Tax collection and administrative penalties
This is one of the biggest risks when businesses neglect record keeping.
Thời hạn nộp Phụ lục giao dịch liên kết
Phụ lục thông tin về quan hệ liên kết và giao dịch liên kết được nộp cùng với Tờ khai quyết toán thuế TNDN hằng năm (chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính).
Retention period for related-party transaction records
Businesses must retain all records, documents, and data related to related-party transactions in accordance with the laws on accounting and tax management. The minimum retention period is 10 years, including:
- Related Party Transaction Appendix
- Local File
- Master File
- CbCR (if required)
- Internal corporate contracts
- Loan application
- Service cost allocation record
- Payment voucher
- Emails, meeting minutes, and work reports prove the authenticity of the transaction.
Note: In 2026, tax authorities will place particular emphasis on intercompany service transactions, so businesses need to maintain very strict records of service delivery.
Common legal risks
Businesses will be subject to tax assessment if:
- No record created.
- Incomplete documentation
- The records do not demonstrate the principle of independent transaction.
- The figures in Appendix I and the financial statements do not match.
The tax authorities have the right to independently select comparable businesses and determine the appropriate profit margin themselves. The fixed margin will be unfavorable to the business, leading to:
- Increase taxable income
- Increase the amount of corporate income tax payable.
- A large amount of back taxes has been collected.
The expenses most likely to be disallowed include:
- Interest expense exceeds the limit 30% EBITDA
- Internal service fees do not demonstrate the benefits received.
- Royalty fees and technology transfer fees lack a basis for valuation.
- The cost allocation by the corporation lacks a reasonable basis.
The disallowance of expenses not only increases corporate income tax but can also affect contractor tax, VAT, and other related obligations.
Depending on the severity of the violation, businesses may be penalized for administrative tax violations, including late filing, incorrect tax declarations resulting in underpayment of taxes, or tax evasion if there are signs of transfer pricing.
The penalty can range from 20% of the amount of tax to be collected to 1-3 times the amount of tax evaded, not including late payment interest at 0.03%/day. This is a very significant expense that directly impacts the company's cash flow.
Conclude
Understanding what constitutes a related-party transaction record not only helps businesses comply with tax regulations but also serves as a crucial shield against increasingly stringent transfer pricing audits in 2026.
Từ việc kê khai đầy đủ các phụ lục theo Nghị định 255/2026/NĐ-CP, xây dựng bộ hồ sơ 3 lớp gồm Local File, Master File và CbCR, đến việc lựa chọn phương pháp xác định giá phù hợp và kiểm soát chi phí lãi vay. Tất cả đều đòi hỏi sự chính xác, nhất quán và tính chiến lược dài hạn.
Early preparation, regular reviews, and the support of specialized consulting firms like MAN – Master Accountant Network will help businesses minimize the risk of unnecessary tax assessments, back taxes, and penalties.
Contact MAN – Master Accountant Network For free support and advice!
Contact information MAN – Master Accountant Network
- Address: No. 19A, Street 43, Tan Thuan Ward, Ho Chi Minh City
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- E-mail: man@man.net.vn
- Google Business Profile: View MAN – Master Accountant Network's Google Business Profile
- LinkedIn Founder: View expert Le Hoang Tuyen's LinkedIn profile.
Responsible for production and professional content review by: Mr. Le Hoang Tuyen – Founder & CEO of MAN – Master Accountant Network. He is a CPA Vietnam auditor with over 30 years of in-depth experience in accounting, auditing, taxation, and corporate legal consulting.
Giải đáp thắc mắc Hồ sơ giao dịch liên kết bao gồm những gì
Hồ sơ giao dịch liên kết theo Nghị định 255/2026/NĐ-CP gồm những gì?
Doanh nghiệp cần phân biệt hồ sơ khai thuế đối với giao dịch liên kết với hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết. Hồ sơ xác định giá có thể bao gồm Hồ sơ quốc gia (Local File), Hồ sơ tập đoàn toàn cầu (Master File) và Báo cáo lợi nhuận liên quốc gia (CbCR) khi thuộc trường hợp áp dụng. Nghĩa vụ cụ thể phụ thuộc vào quy định pháp luật và tình hình thực tế của doanh nghiệp, tập đoàn.
Doanh nghiệp có doanh thu dưới 50 tỷ đồng có được miễn lập hồ sơ giao dịch liên kết không?
Không phải mọi doanh nghiệp có doanh thu dưới 50 tỷ đồng đều được miễn lập hồ sơ. Theo điểm a khoản 2 Điều 20 Nghị định 255/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp phải đồng thời đáp ứng điều kiện tổng doanh thu phát sinh trong kỳ tính thuế dưới 50 tỷ đồng và tổng giá trị tất cả các giao dịch liên kết phát sinh trong kỳ tính thuế dưới 30 tỷ đồng.
Được miễn lập hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết có phải kê khai Phụ lục I không?
Việc miễn lập hồ sơ xác định giá không đồng nghĩa với việc được miễn toàn bộ nghĩa vụ kê khai. Doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp miễn trừ theo Điều 20 và thực hiện các chỉ tiêu tương ứng tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 255/2026/NĐ-CP.
Nghị định 255/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ khi nào?
Nghị định 255/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 30/06/2026, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2026 và áp dụng từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2026.