3-step guide to effectively conducting Transfer Pricing Reports and reducing tax risks

Báo cáo chuyển giá là một trong những hồ sơ thuế phức tạp và quan trọng nhất đối với các doanh nghiệp có giao dịch liên kết. Việc lập và duy trì báo cáo chuyển giá không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là bằng chứng bảo vệ lập trường thuế của doanh nghiệp trước cơ quan quản lý. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết, đầy đủ thông tin nhất về quy trình, cấu trúc và kinh nghiệm thực tiễn khi lập Báo cáo chuyển giá (Hồ sơ Xác định Giá Giao dịch liên kết) theo quy định hiện hành tại Việt Nam.

Báo cáo chuyển giá là gì?

Báo cáo chuyển giá chính là bộ hồ sơ tài liệu được doanh nghiệp chuẩn bị và lưu trữ để chứng minh rằng tất cả các giao dịch liên kết đều tuân thủ nguyên tắc thị trường, từ đó chứng minh được tính hợp lý của lợi nhuận. Hồ sơ này không chỉ đơn thuần là bảng biểu mà còn bao gồm các phân tích chuyên sâu về chức năng, rủi ro và tài sản của doanh nghiệp.

Vai trò cốt lõi của báo cáo chuyển giá là bằng chứng pháp lý giúp doanh nghiệp tự bảo vệ và giải trình với cơ quan thuế khi có thanh tra, kiểm tra về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và chuyển giá.

Cơ sở pháp lý trọng tâm tại Việt Nam

Việc lập báo cáo chuyển giá tại Việt Nam được điều chỉnh chủ yếu bởi:

• Decree 132/2020/ND-CP: Quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết. Đây là văn bản pháp lý cốt lõi, thay thế Nghị định 20/2017/NĐ-CP trước đây và chi tiết hóa cấu trúc của bộ hồ sơ.
• Các Thông tư hướng dẫn liên quan: Hướng dẫn chi tiết về thực hiện các quy định trong Nghị định 132/2020/NĐ-CP.

Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định này để chuẩn bị báo cáo chuyển giá đúng và đủ.

Hạn nộp và thời gian lưu trữ Hồ sơ chuyển giá

Để đảm bảo tuân thủ, doanh nghiệp cần lưu ý rõ các quy định về thời điểm nộp và yêu cầu lưu trữ đối với Hồ sơ chuyển giá như sau:

• Khi nào cần làm báo cáo chuyển giá: Doanh nghiệp có giao dịch liên kết bắt buộc phải kê khai thông tin giao dịch liên kết theo Mẫu số 01/GDLK kèm theo Tờ khai quyết toán thuế TNDN hàng năm. Hồ sơ Xác định Giá Giao dịch liên kết (bộ báo cáo chuyển giá đầy đủ) phải được lập trước thời điểm nộp Tờ khai quyết toán thuế TNDN (thường là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm tài chính).
• Yêu cầu về việc lưu trữ: Doanh nghiệp phải chuẩn bị sẵn và lưu trữ bộ báo cáo chuyển giá tại thời điểm nộp Tờ khai quyết toán thuế TNDN, và phải xuất trình hồ sơ này trong vòng 15 ngày làm việc theo yêu cầu của cơ quan thuế khi thanh tra, kiểm tra.

Sau khi đã nắm vững các yêu cầu về thời hạn và lưu trữ hồ sơ, bước tiếp theo là xác định phạm vi áp dụng, tức là doanh nghiệp nào báo cáo chuyển giá là bắt buộc và doanh nghiệp nào được hưởng điều kiện miễn trừ.

Đối tượng bắt buộc phải lập Hồ sơ chuyển giá

Mọi doanh nghiệp phát sinh Affiliate transactions trong kỳ tính thuế đều là đối tượng phải tuân thủ các quy định về chuyển giá, bao gồm cả việc kê khai và chuẩn bị hồ sơ.

Xác định Giao dịch liên kết theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP

Theo khoản 2 Điều 5 Nghị định 132/2020/NĐ-CP quy định một giao dịch được coi là liên kết khi nó phát sinh giữa các bên có mối quan hệ liên kết. Các trường hợp cụ thể bao gồm:

• Quan hệ sở hữu trực tiếp: Một bên tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc điều hành, kiểm soát, góp vốn hoặc đầu tư vào bên kia.
• Quan hệ sở hữu gián tiếp/chung: Các bên trực tiếp hoặc gián tiếp cùng chịu sự điều hành, kiểm soát, góp vốn hoặc đầu tư của một bên thứ ba.
• Quan hệ vốn chéo: Doanh nghiệp có ít nhất 25% vốn góp của chủ sở hữu đồng thời nắm giữ ít nhất 25% vốn góp của chủ sở hữu của doanh nghiệp kia.
• Quan hệ nhân sự kiểm soát: Một bên chỉ định/cử hoặc người có liên quan của họ tham gia điều hành hoặc kiểm soát bên kia.
• Quan hệ quản lý chung: Hai doanh nghiệp có trên 50% số thành viên Ban lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền quyết định các chính sách tài chính, kinh doanh được chỉ định bởi một bên thứ ba.
• Quan hệ gia đình: Hai doanh nghiệp có trên 50% số thành viên Ban lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền quyết định các chính sách tài chính, kinh doanh là người có mối quan hệ gia đình (vợ, chồng, cha, mẹ, con, anh, chị, em ruột).
• Quan hệ tài chính/vay vốn: Một bên bảo lãnh hoặc cho bên kia vay vốn dưới bất kỳ hình thức nào (bao gồm cả các khoản vay từ bên thứ ba được bảo lãnh từ bên liên kết) với điều kiện khoản vay chiếm ít nhất 10% tổng vốn góp của chủ sở hữu của bên đi vay và kéo dài trong ít nhất nửa năm trong kỳ tính thuế.
• Quan hệ chuỗi cung ứng/điều hành sản xuất: Doanh nghiệp chịu sự điều hành, kiểm soát về mặt hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoặc cung cấp nguyên vật liệu, vật tư, sản phẩm chính yếu cho bên kia.
• Quan hệ sử dụng tài sản quan trọng: Doanh nghiệp sử dụng hoặc có quyền sử dụng tài sản vô hình, tài sản hữu hình của bên kia trên 80% giá trị tài sản đó, trong một kỳ tính thuế.
• Quan hệ ủy quyền quyết định: Bên có quyền chỉ định người điều hành, kiểm soát hoạt động kinh doanh của bên kia; hoặc bên có quyền quyết định chính sách tài chính, kinh doanh của bên kia.
• Quan hệ kiểm soát thực tế: Các bên chịu sự kiểm soát, điều hành thực tế của một cá nhân thông qua việc sử dụng vốn hoặc hoạt động kinh doanh.

Khi xác định doanh nghiệp phát sinh bất kỳ một trong các quan hệ liên kết chi tiết nêu trên, doanh nghiệp sẽ chính thức phải chịu trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ bắt buộc theo quy định của pháp luật về chuyển giá.

Nghĩa vụ bắt buộc 

Tất cả các doanh nghiệp có phát sinh giao dịch liên kết (mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, vay vốn, chuyển giao tài sản vô hình,…) trong kỳ tính thuế đều có hai nghĩa vụ cơ bản:

• Kê khai bắt buộc: Phải thực hiện kê khai thông tin giao dịch liên kết theo Mẫu số 01/GDLK kèm theo Tờ khai quyết toán thuế TNDN hàng năm.
• Lập Hồ sơ (Khi không được miễn trừ): Phải lập và lưu trữ bộ Báo cáo chuyển giá đầy đủ (Local File, Master File) nếu không đáp ứng các điều kiện miễn trừ được liệt kê tại mục 2.

Tuy nhiên, để giảm bớt gánh nặng tuân thủ cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và kinh doanh với chức năng đơn giản, Nghị định 132/2020/NĐ-CP cũng quy định cụ thể các trường hợp được miễn lập Hồ sơ Xác định Giá Giao Dịch Liên Kết chi tiết (Local File và Master File).

Các điều kiện miễn trừ lập Hồ sơ Giao dịch liên kết

Nghị định 132 về giao dịch liên kết quy định rõ ràng các trường hợp doanh nghiệp được miễn trừ nghĩa vụ lập Hồ sơ xác định giá (Local File, Master File), dù vẫn phải thực hiện kê khai Mẫu 01/GDLK. Việc nắm rõ các tiêu chí này theo Điều 16 là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ (SMEs):

Miễn trừ theo quy mô giao dịch và doanh thu

Trường hợp này áp dụng cho các doanh nghiệp đáp ứng đồng thời cả 02 tiêu chí sau về quy mô:

• Tổng doanh thu phát sinh trong kỳ tính thuế dưới 50 tỷ VNĐ
• Tổng giá trị tất cả các giao dịch liên kết phát sinh trong kỳ tính thuế dưới 30 tỷ VNĐ.

Miễn trừ theo chức năng đơn giản và biên lợi nhuận

Để được xem xét miễn trừ theo diện này, doanh nghiệp cần đáp ứng đồng thời tất cả các điều kiện về quy mô và hiệu quả hoạt động như sau:

• Tổng doanh thu phát sinh trong kỳ tính thuế dưới 200 tỷ VNĐ;
• Chỉ thực hiện các chức năng đơn giản, không phát sinh doanh thu, chi phí từ hoạt động khai thác, sử dụng tài sản vô hình;
• Không thực hiện các giao dịch liên kết ngoài lãnh thổ Việt Nam; và
• Đạt được tỷ suất lợi nhuận thuần trước thuế trên doanh thu (Net Profit Margin – NPM) tối thiểu theo từng ngành nghề được quy định chi tiết tại Nghị định 132/2020/NĐ-CP (Cụ thể: Phân phối 5%, Sản xuất 6%, Gia công 7%).

Miễn trừ cho giao dịch thuần nội địa

Để được miễn trừ, các giao dịch liên kết nội địa phải đáp ứng đồng thời các điều kiện nghiêm ngặt về đối tượng nộp thuế và mức thuế suất như sau:

• Doanh nghiệp chỉ phát sinh giao dịch liên kết với các bên liên kết là đối tượng nộp thuế TNDN tại Việt Nam
• Các bên liên kết áp dụng cùng mức thuế suất thuế TNDN
• Một trong các bên đã kê khai và xác định mức thu nhập chịu thuế không thấp hơn mức quy định.

Đối với các doanh nghiệp không thuộc diện miễn trừ hoặc muốn chứng minh đầy đủ tính tuân thủ theo nguyên tắc thị trường, việc nắm rõ cấu trúc và nội dung chi tiết của Bộ Hồ sơ Chuyển giá là điều kiện tiên quyết.

Cấu trúc chi tiết của Bộ Hồ sơ Chuyển giá

Hồ sơ Xác định Giá Giao dịch liên kết (Hồ sơ Chuyển giá) bao gồm 3 phần chính, được thiết kế theo khuyến nghị của OECD về chống xói mòn cơ sở tính thuế và chuyển lợi nhuận (BEPS):

Tờ khai Thông tin Giao dịch liên kết (Mẫu số 01/GDLK)

Đây là văn bản pháp lý chính thức được nộp kèm Tờ khai quyết toán thuế TNDN.

• Nội dung chính: Cung cấp thông tin tổng quan về các bên liên kết, giá trị của từng loại giao dịch liên kết (mua, bán, dịch vụ, vay), phương pháp xác định giá được áp dụng, và kết quả tài chính (tỷ suất lợi nhuận).
• Các chỉ tiêu quan trọng: Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý kê khai chính xác về tổng doanh thu, tổng chi phí, lợi nhuận trước thuế và các chỉ tiêu tài chính khác, đảm bảo khớp với các báo cáo tài chính và các phần khác của báo cáo chuyển giá.

Nội dung cốt lõi của Hồ sơ Quốc gia (Local File)

Đây là tài liệu chi tiết nhất, tập trung vào phân tích các giao dịch liên kết cụ thể của đơn vị kinh doanh tại Việt Nam. Mô tả về đơn vị kinh doanh tại Việt Nam, cơ cấu tổ chức, chiến lược kinh doanh và những thay đổi quan trọng trong kỳ.

Cụ thể, thông tin chi tiết về Giao dịch liên kết được thể hiện qua nội dung sau:

Phân tích Chức năng

Đây là yếu tố quan trọng nhất của báo cáo chuyển giá. Phân tích chức năng nhằm xác định vai trò kinh tế thực sự của doanh nghiệp Việt Nam trong chuỗi giá trị toàn cầu.

• Chức năng: Liệt kê chi tiết các hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện (sản xuất, lắp ráp, phân phối, R&D, marketing, quản lý…).
• Tài sản: Xác định các tài sản được sử dụng (tài sản hữu hình như nhà máy, máy móc; tài sản vô hình như thương hiệu, bí quyết công nghệ).
• Rủi ro: Phân bổ các rủi ro mà doanh nghiệp chịu đựng (rủi ro thị trường, rủi ro hàng tồn kho, rủi ro tín dụng, rủi ro tỷ giá).

Lựa chọn phương pháp xác định giá giao dịch liên kết

Doanh nghiệp phải lựa chọn và chứng minh tính phù hợp của một trong 5 phương pháp chính:

• Các phương pháp truyền thống: Phương pháp so sánh giá giao dịch độc lập (CUP), Phương pháp giá bán lại (Resale Price), Phương pháp chi phí cộng thêm (Cost Plus).
• Các phương pháp dựa trên lợi nhuận: Phương pháp lợi nhuận thuần giao dịch (TNMM), Phương pháp phân chia lợi nhuận (PSM).
• Lý do lựa chọn: Việc lựa chọn phương pháp phải dựa trên kết quả của Phân tích Chức năng, ưu tiên phương pháp có độ tin cậy và tính so sánh cao nhất.

Phân tích So sánh (Benchmarking) và Thiết lập Khoảng giao dịch độc lập

Việc phân tích so sánh là bước quan trọng để xác định khoảng giá trị độc lập, quá trình này bao gồm các công đoạn chi tiết như:

• Quy trình tìm kiếm: Doanh nghiệp phải thực hiện quy trình tìm kiếm các đối tượng so sánh độc lập (Comparables) trên các cơ sở dữ liệu quốc tế (ví dụ: Compustat, Amadeus).
• Xử lý tài chính: Thực hiện các điều chỉnh tài chính (ví dụ: điều chỉnh vốn luân chuyển) để giảm thiểu sự khác biệt về kế toán và kinh doanh, đảm bảo tính so sánh.
• Thiết lập khoảng độc lập: Khoảng giao dịch độc lập (Arm’s Length Range) thường được xác định từ phân vị 35 đến phân vị 75. Nếu tỷ suất lợi nhuận của doanh nghiệp nằm ngoài khoảng này, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh để đưa lợi nhuận về mức trung vị. Toàn bộ quá trình này phải được ghi lại rõ ràng trong báo cáo chuyển giá để cơ quan thuế kiểm tra.

Hồ sơ Toàn cầu (Master File) và Báo cáo CbCR (Country-by-Country Report)

Các tài liệu này cung cấp cái nhìn toàn cảnh về hoạt động kinh doanh của Tập đoàn Đa Quốc gia (MNE).

• Hồ Sơ Toàn Cầu (Master File): Áp dụng cho các Tập đoàn MNE có doanh thu hợp nhất toàn cầu trên ngưỡng quy định (18.000 tỷ VNĐ). Master File mô tả cấu trúc pháp lý, chiến lược kinh doanh, chuỗi giá trị và chính sách chuyển giá tổng thể của Tập đoàn.
• Báo Cáo CbCR (Country-by-Country Report – Mẫu số 04/GDLK): Áp dụng cho các Tập đoàn MNE có doanh thu hợp nhất toàn cầu từ 18.000 tỷ VNĐ trở lên. Báo cáo này cung cấp thông tin tổng hợp về phân bổ doanh thu, lợi nhuận, thuế TNDN đã nộp, và các chỉ tiêu hoạt động kinh doanh (số lượng nhân viên, tài sản hữu hình) tại từng quốc gia. Đây là một công cụ rủi ro quan trọng cho cơ quan thuế.

Sau khi đã nắm rõ cấu trúc hồ sơ cần thiết, bao gồm cả Hồ sơ Toàn cầu (Master File) và Báo cáo CbCR, bước tiếp theo đối với doanh nghiệp là triển khai quy trình thực hiện để hoàn thành và bảo vệ báo cáo chuyển giá một cách hiệu quả.

Lộ trình thực hiện báo cáo chuyển giá hiệu quả

Một quy trình lập báo cáo chuyển giá chuyên nghiệp được trình bày cụ thể qua bảng sau:

Ba bước trên tạo thành quy trình nền tảng giúp doanh nghiệp xây dựng báo cáo chuyển giá bài bản, đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ quy định và hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra chuyển giá.

Các lỗi thường gặp khi lập Báo cáo chuyển giá

Doanh nghiệp thường gặp rủi ro nếu:

• Thiếu đồng bộ dữ liệu: Thông tin trong báo cáo chuyển giá không khớp với các hồ sơ thuế khác (ví dụ: mô tả chức năng trong báo cáo chuyển giá khác với đăng ký kinh doanh).
• Sai lầm trong phân tích so sánh: Sử dụng dữ liệu so sánh (Comparables) không phù hợp với thị trường Việt Nam hoặc không thực hiện điều chỉnh tài chính đầy đủ.
• Phân tích chức năng sơ sài: Không làm rõ được các rủi ro quan trọng như rủi ro thị trường hoặc rủi ro tài sản vô hình, dẫn đến việc cơ quan thuế dễ dàng điều chỉnh tăng lợi nhuận.

Conclusion and recommendations

Lập báo cáo chuyển giá không chỉ đơn thuần là gánh nặng hành chính. Đây là công cụ quản lý rủi ro thuế hiệu quả, giúp doanh nghiệp tránh bị truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính và tăng cường tính minh bạch và uy tín.

Để đảm bảo bộ báo cáo chuyển giá đạt chuẩn, doanh nghiệp nên: 

• Rà soát định kỳ: Thực hiện đánh giá rủi ro chuyển giá nội bộ hàng năm, đặc biệt trước khi kết thúc năm tài chính.
• Tìm kiếm hỗ trợ chuyên môn: Do tính phức tạp và chuyên môn sâu, việc lập và bảo vệ báo cáo chuyển giá nên được thực hiện bởi các chuyên gia tư vấn thuế có kinh nghiệm.

Contact MAN – Master Accountant Network để được tư vấn và hỗ trợ lập báo cáo chuyển giá chuyên nghiệp, đảm bảo tính tuân thủ và minh bạch cho doanh nghiệp.

Contact information MAN – Master Accountant Network

• Address: 19A, Street 43, Tan Thuan Ward, Ho Chi Minh City.
• Mobile/ Zalo: +84 (0) 903 428 622 (Ms. Ngan)
• E-mail: nguyenthikimngan@man.net.vn

Editorial Board: MAN – Master Accountant Network