Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP đang trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp có mối quan hệ liên kết, đặc biệt trong bối cảnh cơ quan thuế tăng cường kiểm tra, thanh tra giá chuyển nhượng. Việc xây dựng và lưu giữ hồ sơ đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp chứng minh tính tuân thủ, tránh rủi ro xử phạt, mà còn là nền tảng củng cố uy tín và minh bạch tài chính trong chiến lược quản trị thuế.
Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết là gì?
Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết là tập hợp tài liệu, chứng từ, dữ liệu và thông tin phân tích do doanh nghiệp có quan hệ liên kết lập ra, nhằm chứng minh việc xác định giá giao dịch giữa các bên liên kết được thực hiện theo nguyên tắc giao dịch độc lập, tức giá cả, điều kiện phải tương đương với giao dịch giữa các bên độc lập trên thị trường.
Theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP, hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết là bằng chứng pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp:
- Chứng minh tính hợp lý và trung thực của giá giao dịch liên kết;
- Giảm rủi ro bị cơ quan thuế điều chỉnh hay truy thu do nghi ngờ chuyển giá;
- Đảm bảo tuân thủ quy định về quản lý thuế đối với giao dịch liên kết.
Hồ sơ tuân thủ giao dịch liên kết bao gồm ba phần chính:
- Hồ sơ quốc gia (Local file): Mô tả hoạt động, phân tích chức năng, tài sản, rủi ro và phương pháp xác định giá của doanh nghiệp tại Việt Nam.
- Hồ sơ toàn cầu (Master file): Trình bày cấu trúc tập đoàn, chiến lược chuỗi giá trị và chính sách định giá nội bộ.
- Báo cáo lợi nhuận liên quốc gia (CbCR): Báo cáo phân bổ thu nhập, thuế và hoạt động theo từng quốc gia đối với tập đoàn đa quốc gia.
Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết chính là “lá chắn thuế” giúp doanh nghiệp bảo vệ tính minh bạch, phòng ngừa rủi ro chuyển giá và thể hiện năng lực quản trị tuân thủ chuẩn quốc tế.
Thành phần chi tiết hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết
Căn cứ khoản 4 Điều 18 Nghị định 132/2020/NĐ-CP quy định quyền và nghĩa vụ của người nộp thuế trong kê khai, Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết:
“Người nộp thuế có trách nhiệm lưu giữ và cung cấp Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết là các thông tin, tài liệu, số liệu chứng từ, bao gồm:
- Thông tin về bên quan hệ liên kết và giao dịch liên kết theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP;
- Hồ sơ quốc gia (Local File) là các thông tin về giao dịch liên kết, chính sách và phương pháp xác định giá đối với giao dịch được lập và lưu tại trụ sở của người nộp thuế theo danh mục các nội dung thông tin, tài liệu quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định này;
- Hồ sơ toàn cầu (Master File) là các thông tin về hoạt động kinh doanh của tập đoàn đa quốc gia, chính sách và phương pháp xác định giá giao dịch liên kết của tập đoàn trên toàn cầu, chính sách phân bổ thu nhập và phân bổ các hoạt động, chức năng trong chuỗi giá trị của tập đoàn theo danh mục các nội dung thông tin, tài liệu quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định này;
- Báo cáo biên lợi nhuận quốc gia (CbCR) của Công ty mẹ tối cao theo quy định tại khoản 5 Điều này và Phụ lục IV ban hành kèm theo Nghị định này.”
Sau khi xác định đầy đủ ba loại hồ sơ tuân thủ giao dịch liên kết gồm Hồ sơ quốc gia, Hồ sơ toàn cầu và Báo cáo lợi nhuận liên quốc gia, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến thời điểm lập và lưu trữ hồ sơ, bởi đây là yếu tố quan trọng quyết định tính hợp lệ và khả năng đáp ứng khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra, thanh tra.
Thời điểm lập Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết
Theo khoản 6 Điều 18 Nghị định 132/2020/NĐ-CP về thời điểm lập Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết được quy định như sau:
“Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết được lập trước thời điểm kê khai quyết toán thuế TNDN hàng năm và phải lưu giữ, xuất trình theo yêu cầu của Cơ quan thuế. Khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra người nộp thuế, thời hạn cung cấp Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết theo quy định tại Luật thanh tra kể từ khi nhận yêu cầu cung cấp thông tin.
Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết và các thông tin tài liệu, chứng từ của người nộp thuế cung cấp cho Cơ quan thuế theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Các dữ liệu, chứng từ và tài liệu sử dụng làm căn cứ phân tích, so sánh, xác định giá giao dịch liên kết phải nêu rõ nguồn gốc xuất xứ. Trường hợp dữ liệu của các đối tượng so sánh độc lập là số liệu kế toán, người nộp thuế có trách nhiệm lưu trữ và cung cấp cho cơ quan thuế bằng bản mềm, dưới dạng bảng tính.”
Nguồn: Thư viện pháp luật
Trường hợp được miễn kê khai thì có được miễn lập Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết hay không?
Đối với các trường hợp người nộp thuế được miễn kê khai, miễn lập Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 132/2020/NĐ-CP:
“Người nộp thuế được miễn lập Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết tại mục III, mục IV Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP, miễn lập Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết theo quy định tại Nghị định 132/2020/NĐ-CP trong trường hợp chỉ phát sinh giao dịch với các bên liên kết là đối tượng nộp thuế TNDN tại Việt Nam, áp dụng cùng mức thuế suất thuế TNDN, áp dụng cùng mức thuế suất thuế TNDN với người nộp thuế và không bên nào được hưởng ưu đãi thuế TNDN trong kỳ tính thuế, nhưng phải kê khai căn cứ miễn trừ tại mục I, mục II tại Phụ lục I.””
Nguồn: Thư viện pháp luật
Xem chi tiết: Các trường hợp được miễn kê khai, miễn lập Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết
Nghĩa vụ lưu trữ và xuất trình Hồ sơ khi cơ quan thuế yêu cầu
Sau khi hoàn thiện ba bộ hồ sơ (Hồ sơ quốc gia, Hồ sơ toàn cần, Báo cáo lợi nhuận liên quốc gia), doanh nghiệp phải lập hồ sơ trước thời điểm kê khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm, để hồ sơ có thể được sử dụng làm căn cứ giải trình, đối chiếu khi quyết toán và khi cơ quan thuế kiểm tra.
Khi cơ quan thuế yêu cầu, người nộp thuế phải cung cấp hồ sơ trong thời hạn không quá 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc có thỏa thuận gia hạn hợp lý giữa các bên). Do đó, ngoài việc lập hồ sơ trước quyết toán, doanh nghiệp cần đảm bảo hồ sơ luôn ở trạng thái “sẵn sàng xuất trình” trong vòng 30 ngày.
Xem chi tiết: Thời gian lập và nộp Hồ sơ giao dịch liên kết
Về việc lưu trữ Hồ sơ tuân thủ giao dịch liên kết theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP khẳng định người nộp thuế có trách nhiệm lưu giữ và cung cấp hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Đồng thời, tài liệu hoặc số liệu sử dụng để làm căn cứ phân tích phải nêu rõ nguồn gốc xuất xứ. Thực tiễn áp dụng cho thấy các chứng từ, báo cáo và bảng tính dùng để lập hồ sơ (đặc biệt là chứng từ kế toán, báo cáo tài chính, bảng phân tích chức năng – tài sản – rủi ro) cần được lưu giữ theo quy định pháp luật về kế toán và hóa đơn, thường ít nhất 10 năm đối với các chứng từ sử dụng để ghi sổ và lập báo cáo tài chính (trừ khi có quy định khác).
Để đảm bảo quá trình cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra suôn sẻ, doanh nghiệp nên:
- Lập Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết theo chu kỳ năm tài chính.
- Lưu trữ bản mềm có định dạng bảng tính cho các số liệu so sánh (trường hợp dữ liệu so sánh độc lập là số liệu kế toán) để dễ tra cứu, kiểm chứng.
- Ghi rõ nguồn, ngày tháng và phương pháp hiệu chỉnh từng dữ liệu tham chiếu (để giải trình khi có yêu cầu).
Ngay cả khi doanh nghiệp đã lập Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết đúng thời hạn, việc duy trì tính chính xác và nhất quán giữa các phần hồ sơ lại là thách thức lớn. Kinh nghiệm thực tế từ các đợt thanh tra thuế cho thấy, nhiều doanh nghiệp FDI vẫn bị điều chỉnh giá chuyển nhượng do những sai sót tưởng chừng nhỏ trong quá trình lập hoặc phân tích Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết. Cùng điểm qua các lỗi thường gặp và cách khắc phục hiệu quả để hồ sơ thực sự đáp ứng chuẩn Nghị định 132/2020/NĐ-CP.
Các sai sót thường gặp trong lập Hồ sơ xác định giá và cách khắc phục
Kinh nghiệm thực tiễn cho thấy, dù doanh nghiệp đã tuân thủ thời hạn lập Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết, nhưng nhiều Hồ sơ vẫn bị cơ quan thuế bác bỏ do chưa đảm bảo đầy đủ về cấu trúc, logic và dữ liệu chứng minh. Để giúp doanh nghiệp nhận diện rủi ro sớm và hoàn thiện Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết theo đúng chuẩn Nghị định 132/2020/NĐ-CP, dưới đây là tổng hợp các sai sót thường gặp và hướng khắc phục.
Bảng: Tổng hợp những sai sót thường gặp và hướng khắc phục
| Sai sót thường gặp | Tác động | Giải pháp |
| Lập hồ sơ sau khi đã nộp quyết toán, hoặc chỉ lập “hồ sơ hình thức” khi bị cơ quan thuế yêu cầu. | Doanh nghiệp không chứng minh được tính tuân thủ đúng hạn; có thể bị xử phạt hoặc ấn định lại giá giao dịch. | Lập hồ sơ định kỳ, hoàn thiện trước thời điểm quyết toán thuế; lưu trữ bản gốc và bản tổng hợp sẵn sàng xuất trình. |
| Không lưu trữ dữ liệu nguồn ở dạng xử lý được. | Gây khó khăn khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm chứng dữ liệu, kéo dài thời gian thanh tra. | Chuẩn hóa dữ liệu, đồng thời ghi chú nguồn dữ liệu rõ ràng. |
| Thiếu tính đồng nhất giữa Hồ sơ quốc gia, Hồ sơ toàn cầu, Báo cáo lợi nhuận liên quốc gia. | Làm giảm độ tin cậy của hồ sơ, có thể bị cơ quan thuế xem là không hợp lệ. | Thiết lập quy trình đối chiếu liên hồ sơ, đồng bộ dữ liệu từ hệ thống kế toán và tập đoàn trước khi lưu trữ. |
Những sai sót trên thường xuất phát từ việc doanh nghiệp thiếu quy trình quản lý hồ sơ bài bản và chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của tính đồng nhất dữ liệu. Việc chủ động rà soát, chuẩn hóa và lưu trữ Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết định kỳ không chỉ giúp đáp ứng yêu cầu Nghị định 132/2020/NĐ-CP, mà còn giảm thiểu rủi ro thuế và tăng tính minh bạch trong quản trị tài chính nội bộ.
Doanh nghiệp có thể bị phạt gì nếu không lập đúng Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết?
Doanh nghiệp không lập, lập thiếu Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết , thậm chí trễ thời hạn nộp theo quy định có thể bị xử phạt hành chính,ấn định thuế, và thậm chí xử lý hình sự nếu có dấu hiệu trốn thuế.
- Không nộp hồ sơ đúng hạn: Phạt từ 8 – 15 triệu đối với tổ chức
- Khai sai, thiếu số thuế phải nộp: Có thể bị phạt 20% trên số thuế thiếu và phạt tiền chậm nộp 0.03%/ ngày
- Trường hợp có hành vi gian lận, trốn thuế: Theo Thông tư 166/2013/TT-BTC đối với hành vi gian lận, trốn thuế với khung hình phạt gấp 3 lần số thuế trốn, có thể xử lý hình sự nếu đủ các yếu tố cấu thành.
Xem chi tiết: Hậu quả khi nộp chậm thời gian lập và nộp hồ sơ giao dịch liên kết hoặc không nộp
Kết luận
Tuân thủ nghĩa vụ lập Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp lý theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP, mà còn là lá chắn quan trọng trước rủi ro thanh tra, ấn định thuế và xử phạt. Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng siết chặt quản lý giá chuyển nhượng, việc chuẩn hóa hồ sơ, lưu trữ dữ liệu nguồn và đảm bảo tính nhất quán giữa các báo cáo trở thành yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp FDI.
Để hạn chế sai sót và tối ưu tính tuân thủ, doanh nghiệp nên chủ động rà soát hồ sơ định kỳ hoặc hợp tác cùng đơn vị tư vấn chuyên sâu về giao dịch liên kết. Với kinh nghiệm đồng hành các doanh nghiệp FDI tại Việt Nam, MAN – Master Accountant Network có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng, soát xét và chuẩn hóa Hồ sơ xác định giá tuân thủ giao dịch liên kết đúng chuẩn Nghị định 132/2020/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp an tâm trước mọi cuộc thanh tra thuế.
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile / Zalo: 0903 428 622 (Ms. Ngân)
- Email: man@man.net.vn
Ban biên tập: MAN – Master Accountant Network